Muutoksen ja sen myötä muutosjohtamisen tarpeita on monenlaisia. Tilanteet ja tilannetekijät vaihtelevat hyvin paljon. Yhteistä niille on oikeastaan vain tavoite “paremmasta suoriutumisesta”.

Muutosjohtamista tapahtuu kahdessa suunnassa: Vertikaalissa suunnassa kun kyse on tavanomaisesta toiminnankehityksestä. Tällöin kyse on siitä, että Tehdään asioita oikein. Tyypillinen tilanne on liiketoimintaprosessin kehitys: siihen kytkeytyvän tekemisen tehostaminen sekä menetelmien ja välineiden parantaminen. Tällainen muutos on inkrementaalista ja siihen kytkeytyvät epävarmuudet ja riskit ovat yleensä vähäisiä. Tällaisesta muutoksesta päättäminen on yleensä melko helppoa. Joskus tarvittavat investoinnit voivat olla kuitenkin merkittäviä, jolloin myös riskit kasvavat ja muutoksista päättäminen muuttuu vaikeammaksi.

Horisontaalin suunnan muutosjohtamista tarvitaan kun inkrementaalinen toiminnankehitys ei enää riitä, vaan joudutaan tekemään pienempiä tai suurempia strategisia valintoja. Tällöin muutosjohtaminen on noiden valintojen toimeenpanoa. Horisontaalissa suunnassa on kyse siitä, että Tehdään oikeita asioita. Muutos ei ole enää inkrementaalinen, vaan siihen kytkeytyy epäjatkuvuuksia ja vanhasta luopumista. Samalla päätöksentekoon liittyvät epävarmuudet ja toimeenpanoon kytkeytyvät riskit kasvavat merkittävästi.

Perusasiat kuntoon

Liiketoiminnan organisoinnin perusasioille on olemassa vain epäsuora määritelmä: Perusasiat eivät ole kunnossa kun arkinen tekeminen perustuu jatkuvaan improvisointiin. Tällöin tekemisestä puuttuu systematiikka ja selkeys. Yksinkertaistenkin asioiden läpivienti vaatii aikaa ja sinnikkyyttä. Päätöksenteko voi olla epämääräistä eikä tehdyistä päätöksistä välttämättä edes tiedetä organisaation eri osissa. Asiakasarvon tuottaminen ei ole tehokasta ja asiakaskokemus saadaan pysymään kohtuullisena vain sankaritekoihin vertautuvilla toistuvilla yksilösuorituksilla. Ylimmän johdon kaikki aika kuluu operatiivisten tulipalojen sammuttamiseen eikä pidemmän aikavälin vähänkään strategisemmat työstöt saa johdon kaistaa lainkaan.

Kaikeksi onneksi merkittäviä parannuksia on saavutettavissa melko yksinkertaisilla toimenpiteillä, jotka kytkeytyvät organisaatiorakenteeseen, liiketoimintaprosesseihin, käytettyihin välineisiin, päätöksentekoon ja esimiestoimintaan.

Kohti Systeemistä Erinomaisuutta

Väliaikaisen kilpailuedun saavuttaminen on helppoa. Tuohon tavoitteeseen pääsee esimerkiksi investoimalla muutaman miljoonan uuteen tuotantolinjaan. Joskus nokkela liike markkinassa voi saada aikaan saman. Mutta kestävää kilpailuetua voi saavuttaa vain Systeemisen Erinomaisuuden kautta. Tämä on strategisen johtamisen Anna Karenina periaate. Toisin sanoen, on monta tapaa tehdä se väärin, mutta vain yksi tapa tehdä se oikein.

Kun Perusasiat ovat kunnossa, tulee yrityksen toiminnankehityksessä siirtää tavoitetaso Systeemiseen Erinomaisuuteen. Tällöin kaikkea yrityksen tekemistä tarkastellaan systeemisenä konaisuutena pyrkien tämän kokonaisuuden optimointiin. Kun kaikki tekeminen kytkeytyy yksiselitteisesti strategiaan ja on tehokasta, ristiriidatonta ja keskinäisesti vahvistavaa, ollaan lähellä lopullista tavoitetta.

Systeeminen Erinomaisuus edellyttää pitkäjänteistä toiminnankehitystä ja muutosjohtamista kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla. Tällöin on tärkeää, että maali on kuvattu ja viestitty riittävän selkeästi. Systeemisen Erinomaisuuden osa-alueita ja siihen kytkeytyvää muutosjohtamisen välineistöä on kuvattu videossa Systemic Excellence.

Pieniä strategisia valintoja

Pienillä strategisilla valinnoilla tarkoitetaan tässä “normaalin” strategiatyön lopputuloksena tunnistettuja strategisia vaihtoehtoja ja optioita, niiden valmistelua päätöksentekovalmiuteen ja lopulta niistä päättämistä. Tällöin kyse on esimerkiksi muutoksista tuoteportfoliossa tai tavoitelluista asiakassegmenteistä sekä kilpailuprofiilin muokkaamisesta kohdesegmentissä käytävässä kisassa pärjäämiseksi. Vaikka kyseessä on horisontaalisen suunnan Tehdään oikeita asioita – eli niitä oikeita tuotteita oikeille asiakkaille – vallitsevana mielentilana on edelleen business as usual.

Mikä konfiguraatio?

Konfiguraatiolla tarkoitetaan liiketoiminnan asentoa vallitsevan paradigman oloissa. Konfiguraatio viittaa yrityksen ulkoiseen profiiliin eli sen identiteettiin, tarjoomaan ja asiakaskokemukseen osana laajempaa kilpailuprofiilia. Mutta ennen kaikkea konfiguraatio kytkeytyy yrityksen sisäisiin kyvykkyyksiin, joilla se luo asiakasarvoa ja joiden avulla se toimii nykyisessä kilpailukentässä. Tällaisia kyvykkyyksiä ovat muun muassa käytössä olevat resurssit ja tuotannontekijät, liiketoimintaprosessit, henkilöstö, sen osaaminen ja tämän osaamisen organisointi, sekä johtamiseen kytkeytyvät kyvykkyydet.

Teknologiamurros toimintaympäristöä muokkaavana voimana

Yrityksen toimintaympäristöä muokkaavat monet voimat, mutta teknologiamurroksen merkitys on selvällä erolla ylitse kaikkien muiden. Teknologian vaikutus on jatkuva ja usein inkrementaalinen: Tehdään asioita vähän paremmin ja tehokkaammin kuin viime vuonna. Mutta digitaalisen murroksen oloissa teknologian vaikutus on dramaattisempi. Tällöin vanhat oletukset ja liiketoiminnan perusteet lakkaavat olemasta. Vanhat kilpailutekijät menettävät merkityksensä ja ainoastaan uusien kilpailutekijöiden osaajat saavat jatkaa kisassa muiden ajautuessa markkinoiden marginaaliin. Kyseessä on siis paradigman muutos, joka vaatii liiketoiminnalta täysin uutta asentoa – sen uutta konfiguraatiota.

Teknologiamurroksen vaikutuksia yrityksen toimintaympäristöön on hahmoteltu tarkemmin täällä: Digitaalinen murros ja johtamisen viitekehys.

Vipuvarsia teknologiasta: Digital Discovery

Liiketoiminnan kannalta teknologiaevoluutiossa on kyse periaatteessa hyvin yksinkertaisesta asiasta: Tuottavuuden parantumisesta liiketoiminnan eri osa-alueilla, jotka voidaan jakaa karkasti kolmeen: asiakasarvoon, asiakaskokemukseen ja operatiiviseen tehokkuuteen. Muutosjohtamisen kannalta teknologiaevoluutio vaikuttaa molemmissa pääsuunnissa. Vertikaalissa suunnassa se tehostaa toimintaa esimerkiksi uusien välineiden ja menetelmien muodossa. Horisontaalissa suunnassa se mahdollistaa täysin uudenlaisia tuotteita ja palveluita luoden näin uutta asiakasarvoa ja parantaen asiakaskokemusta.

Teknologian vaikutuksia tuottavuuteen voidaan analysoida tarkasti Digital Discovery -välineen ja -menetelmän avulla. Se kattaa kaikkien liiketoiminnan osa-alueiden lisäksi myös tämän hetken tärkeimmät teknologiat Analytiikasta Tekoälyyn ja Esineiden Internetistä Alustatalouteen. Digital Discovery esittely tässä videossa.

Suuria strategisia valintoja

Kun toimintaympäristön muutos edellyttää konfiguraation päivitystä, on tarkoituksenmukaista puhua suurista strategisista valinnoista. Nyt ei ole enää kyse pelkistä uusista tuotteista tai tavoitelluista markkinasegmenteistä. Sen sijaan valintojen ja niiden toimeenpanon myötä koko liiketoiminnan luonne muuttuu. Liiketoiminta edellyttää nyt oleellisesti erilaisia kyvykkyyksiä.

Transformaatio – muutosjohtamisen koetinkivi

Liiketoiminnan konfiguraation muuttaminen edellyttää transformaatiota. Suurten strategisten valintojen toimeenpano edellyttää erittäin vahvaa muutosjohtamista. Kyseessä onkin muutosjohtamisen todellinen koetinkivi.

Strategisten valintojen kannalta on tärkeää kyetä arvioimaan paradigman muutos. Karkeasti kyse on vastauksesta kysymykseen Miksi? Millaisia toimintaympäristön ja kilpailukentän muutoksia kohtaamme ja miksi ne edellyttävät konfiguraation vaihtoa? Miksi pienet strategiset valinnat eivät enää riitä?

Itse muutosjohtamisen kannalta kaikkein tärkeintä on uuden tavoitekonfiguraation hahmottelu: Millaisia uusia kyvykkyyksiä – siis resursseja, prosesseja, osaamista ja johtamista – tarvitsemme pärjätäksemme muuttuneessa tilanteessa? Ja kuinka nykyisiä kyvykkyyksiä tulisi kehittää? Ja juuri näistä syistä on transformaatio muutosjohtamisen äärimmäinen haaste. Uusi tavoitekonfiguraatio edellyttää kyvykkyyksien kokonaisvaltaista kehittämistä. Monet muutokset pitää kyetä viemään läpi samanaikaisesti ja – hieman kilpailutilanteesta riippuen – yleensä on kiire.

Hyvä strateginen ymmärrys auttaa pitämään katseen pallossa ja viemään muutoshankkeen läpi. Tällöin hahmotetaan kaikki kolme:

1. Lähtötilanne eli vanhan paradigman mukainen liiketoiminnan asento
2. Muutokset toimintaympäristössä eli asiakkaiden odotuksissa ja kilpailukentässä: transformaation perustelu
3. Uusi tavoitekonfiguraatio: uusi identiteetti, tarjooma, kilpailuprofiili ja kyvykkyyksien kokonaisuus

Viestinnällä ja sitä tukevilla menetelmillä ja välineillä on suuri merkitys, koska hajaannuksen ja taisteluväsymyksen riskit ovat ilmeiset. Tulevaisuuden tarkka kuvaus ei ole tarpeen, mutta ilman vahvaa visiota ei muutosjohtaminen transformaation oloissa onnistu.

Yksi transformaatiota vaativa tilanne on kuvattu videossa Transformation to data-driven service business. Kyseessä on samalla Digital Discovery menetelmän käytännön sovellus.